怎么用：先用「上限公式」算出这个项目最多值得投多少钱，再用「成本公式」按范围和周期估出实际要花多少，两个数一对比就知道能不能做、该做多大。准备好一个计算器，20 分钟算完。
一句话公式
预算上限 = 这件事一年能帮你省下或多赚的钱 × 你愿意用来投入的比例
实际成本 = 一次性搭建费 + 每月运行费 × 月数 + 内部人力投入
实际成本 ≤ 预算上限，才值得做。
先算「值多少」，再算「要花多少」。很多老板倒过来，先问「做个 AI 要多少钱」，结果被报价牵着走。
第一步：按目标算预算上限
先写清楚目标：【用 AI 解决什么问题，用一句话】
| 收益来源 | 怎么算 | 示例数字，换成你自己的 | 你的数 |
|---|---|---|---|
| 省人工时间 | 每月省下的小时 × 时薪 × 12 | 每月省 120 小时 × 40 元 × 12 = 57600 元 | 【 】 |
| 少犯错 | 每月减少的损失 × 12 | 每月少 2 次报价错误 × 每次损失 1000 元 × 12 = 24000 元 | 【 】 |
| 多成交 | 每月多成交单数 × 单笔毛利 × 12 | 每月多 3 单 × 毛利 2000 元 × 12 = 72000 元 | 【 】 |
| 一年总收益 | 上面加起来 | 153600 元 | 【 】 |
投入比例怎么定：
| 你的情况 | 建议比例 | 意思 |
|---|---|---|
| 第一次做 AI，心里没底 | 30% 以内 | 一年回本还剩不少，试错成本可控 |
| 已经有过成功试点 | 30%-50% | 可以稍大胆 |
| 这件事是公司核心竞争力 | 可以更高 | 但要分阶段投 |
预算上限 = 一年总收益【 】元 × 比例【 】% = 【 】元
收益要打折估：AI 刚上线不会马上满效，建议你算出来的收益先打个七折再用，免得高估。
第二步：按范围和周期算实际成本
先定范围：你要做多大
| 范围 | 是什么样子 | 适合 |
|---|---|---|
| 小：用现成工具 | 员工用通用 AI 工具 + 整理好的提示词和资料，不开发系统 | 第一次尝试、几个人用 |
| 中：配置现成平台 | 在现成的 AI 平台上配置知识库、流程，接一两个现有系统 | 一个部门、一条流程 |
| 大：定制开发 | 根据你的业务专门开发，接多个系统 | 多部门、业务复杂、数据量大 |
再列费用项
| 费用项 | 说明 | 你的估算 |
|---|---|---|
| A. 一次性搭建费 | 方案设计、配置或开发、资料整理、培训 | 【 】元 |
| B. 每月运行费 | 软件订阅、AI 用量费、服务器、维护费 | 【 】元/月 |
| C. 运行月数 | 先按 12 个月算 | 12 |
| D. 内部人力 | 你方员工投入的时间 × 时薪（整理资料、测试、开会） | 【 】元 |
实际成本 = A【 】+ B【 】× C【 】+ D【 】= 【 】元
常见费用参考区间
参考区间（经验估算，各地各行业差异大，以实际询价为准）：
| 范围 | 一次性搭建费 | 每月运行费 |
|---|---|---|
| 小：用现成工具 + 培训 | 几千元到一两万元（主要是培训、整理提示词和资料） | 几百元到几千元（工具订阅、用量） |
| 中：配置现成平台 | 几万元到十几万元 | 几千元到一两万元 |
| 大：定制开发 | 十几万元起，上不封顶 | 一万元以上，看用量和维护要求 |
这个区间只用来让你心里有个量级，不能拿来直接做决策。下面教你自己询价。
怎么自己询价
第三步：按周期分阶段投
别一次把预算全投进去，按阶段放：
| 阶段 | 周期（参考） | 投入占预算 | 做什么 | 进入下一阶段的条件 |
|---|---|---|---|---|
| 试点 | 2-6 周 | 10%-20% | 一个环节、少数人先用 | 效果指标达到预期 |
| 推广 | 1-3 个月 | 40%-50% | 扩大到整个部门 | 使用率和效果稳定 |
| 深化 | 之后 | 剩余部分 | 接更多系统、更多部门 | 前两阶段账算得过来 |
总计算模板（直接填）
| 项目 | 数值 |
|---|---|
| 目标 | 【 】 |
| 一年总收益（打七折后） | 【 】元 |
| 投入比例 | 【 】% |
| 预算上限 | 【 】元 |
| 选定范围 | □小 □中 □大 |
| 一次性搭建费 A | 【 】元 |
| 每月运行费 B × 12 | 【 】元 |
| 内部人力 D | 【 】元 |
| 第一年实际成本 | 【 】元 |
| 实际成本 ≤ 预算上限？ | □是，可以做 □否，缩小范围或换方案 |
| 回本月数 = 第一年实际成本 ÷（一年总收益 ÷ 12） | 【 】个月 |
算不过来怎么办
| 情况 | 办法 |
|---|---|
| 成本比上限高一点 | 缩小范围：从「中」降到「小」，先用现成工具 |
| 成本比上限高很多 | 这件事现在可能不适合用 AI，换一个更费人的环节再算 |
| 收益算不出来 | 先花一周记录这个环节到底花多少时间、出多少错，有数再算 |
用完之后：照着做完还卡在哪一步，评论区或私信告诉我，我帮你看。
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