怎么用：按「整理目录、喂给 AI、检索调用」三步，先用目录模板把公司资料归好类，再把资料交给 AI，最后用提问模板让大家按问题找资料。先从一个部门开始，一周内能搭出能用的第一版。
先说清楚：「资料管家」是什么
就是一个你问它问题，它从公司资料里帮你找答案、找文件的 AI 助手。比如问「去年给某类客户的报价模板在哪」「出差报销标准是多少」，它能直接告诉你，并说出是从哪份资料里找到的。
前提是：资料先要理清楚。乱七八糟的资料喂进去，AI 一样找不准。
第一步：整理目录——先把资料归好类
资料盘点表（各部门填）
| 资料名称 | 现在放在哪 | 谁负责 | 多久更新一次 | 能不能给 AI 看 |
|---|---|---|---|---|
| 【例：产品价格表】 | 【例：销售经理电脑】 | 【 】 | 【 】 | □能 □不能 □去敏后能 |
| 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | □能 □不能 □去敏后能 |
推荐目录结构（照着建文件夹）
| 一级目录 | 二级目录（举例） |
|---|---|
| 01 公司基本信息 | 公司介绍、组织架构、通讯录、资质证书 |
| 02 产品与服务 | 产品清单、价格表、产品说明、常见问题 |
| 03 销售 | 报价模板、合同模板、销售话术、客户案例（去掉客户名） |
| 04 客服售后 | 售后政策、退换货流程、常见问题回答 |
| 05 运营与市场 | 品牌素材、文案库、活动记录 |
| 06 人事行政 | 规章制度、考勤报销规定、入职手册 |
| 07 财务 | 报销标准、付款流程（不含具体账目） |
| 08 生产 / 仓储 | 操作流程、质检标准、库存规则 |
整理规则
用 AI 帮你整理零散资料（提示词）
下面是我们公司一批零散的资料内容。请帮我：
1. 按这些类别归类：公司基本信息、产品与服务、销售、客服售后、运营与市场、人事行政、财务、生产仓储
2. 给每份资料起一个规范的文件名，格式「类别_内容_日期」
3. 找出内容重复或互相矛盾的地方，列出来让我确认
不要改动资料原文内容。
【粘贴资料内容或文件清单】第二步：喂给 AI——把资料交给它
根据公司情况选一种方式：
| 方式 | 适合 | 怎么做 | 注意 |
|---|---|---|---|
| 直接粘贴 / 上传文件 | 资料少，个人临时用 | 在通用 AI 工具（如 DeepSeek、Kimi、豆包、通义千问）里上传文件后提问 | 每次新对话要重新上传 |
| 办公软件自带的 AI 知识库 | 已经在用飞书、钉钉、企业微信的公司 | 在你用的办公软件里，看有没有知识库或 AI 助手功能，把整理好的文件夹接进去 | 功能和权限以软件官方说明为准 |
| 专门的知识库工具 / 定制搭建 | 资料多、部门多、要分权限 | 选型或找服务商搭建 | 先用前两种跑通再考虑 |
喂资料前检查
资料管家的设定（放进 AI 的说明或每次开头）
你是我们公司的资料管家。请只根据我提供的公司资料回答问题。
规则：
1. 回答时注明出自哪份资料（文件名）
2. 资料里找不到的，直接说「资料里没有找到」，并建议问【部门/负责人】，不要编
3. 如果不同资料说法矛盾，把两个说法都列出来，提醒我确认
4. 先给结论，再给原文依据第三步：检索调用——让大家会问、常用
提问模板（发给全员）
| 想做什么 | 这样问 |
|---|---|
| 找文件 | 「我要找【内容】的资料，在哪份文件里？」 |
| 查规定 | 「公司关于【事项】的规定是什么？请引用原文。」 |
| 找模板 | 「给我【报价单 / 合同 / 通知】的模板。」 |
| 对比 | 「【A 产品】和【B 产品】在【规格/价格】上有什么区别？」 |
| 总结 | 「把【某份资料】的要点总结成 5 条。」 |
| 新人提问 | 「我是新来的【岗位】，第一周需要看哪些资料？」 |
推广话术（老板发群里）
「以后找公司资料，先问资料管家，不用再挨个问同事。用法：【入口/链接】，提问模板在【位置】。找不到或答错的，发到【反馈群/表格】，【负责人】会补上。」
维护机制
| 动作 | 负责人 | 频率 |
|---|---|---|
| 收集「找不到」「答错了」的反馈 | 【 】 | 每天 |
| 补充缺失资料、修正错误资料 | 各文件夹负责人 | 每周 |
| 检查资料是否过期 | 【 】 | 每月 |
| 抽查 10 个问题，看回答准不准 | 【 】 | 每月 |
反馈记录表
| 日期 | 问的问题 | AI 回答的情况 | 原因 | 处理 |
|---|---|---|---|---|
| 【 】 | 【 】 | □没找到 □答错 □答得对 | □没这份资料 □资料过期 □资料矛盾 | 【 】 |
搭建进度清单
用完之后：照着做完还卡在哪一步，评论区或私信告诉我，我帮你看。
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