怎么用：按「选流程、理数据、配工具、跑试点、推广」五步往下走，每一步做完对照检查清单全部打勾，才进入下一步。整个过程一般 4-8 周，每一步需要多久都标好了。
五步总览
| 步 | 做什么 | 参考用时 | 这一步的产出 |
|---|---|---|---|
| 1 | 选流程 | 2-3 天 | 选定一条流程，画出现在的步骤 |
| 2 | 理数据 | 1-2 周 | 这条流程要用的资料整理成一个资料包 |
| 3 | 配工具 | 3-5 天 | 选定工具，写好提示词或配置好 |
| 4 | 跑试点 | 2-3 周 | 小范围真实使用，有记录、有结果 |
| 5 | 推广 | 2-4 周 | 写成操作手册，推到整个部门 |
第一步：选流程
怎么选：挑一条「重复、费人、有规律」的流程。比如报价、客户咨询回复、合同初审、周报汇总、新人答疑。
选好之后，把现在的流程拆开写：
| 步骤 | 谁做 | 做什么 | 花多久 | 用到什么资料 | 能不能交给 AI |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | □能 □部分能 □不能 |
| 2 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | □能 □部分能 □不能 |
| 3 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | □能 □部分能 □不能 |
| 4 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | □能 □部分能 □不能 |
判断「能不能交给 AI」的标准： 能写出规则的、是在整理或起草文字的 → 能；需要拍板、担责任、和人当面沟通的 → 不能。
第一步检查清单：
第二步：理数据
AI 答得准不准，八成看资料。这一步最费时间，也最不能省。
资料清单：
| 资料 | 有没有 | 在哪 | 是不是最新 | 谁负责整理 |
|---|---|---|---|---|
| 规则类：价格表、政策、标准 | □有 □没有 | 【 】 | □是 □否 | 【 】 |
| 样本类：过去做得好的成品（报价单、回复、报告） | □有 □没有 | 【 】 | □是 □否 | 【 】 |
| 问答类：常见问题和标准答案 | □有 □没有 | 【 】 | □是 □否 | 【 】 |
| 模板类：固定格式 | □有 □没有 | 【 】 | □是 □否 | 【 】 |
整理方法：
- 把散在聊天记录、个人电脑、纸质文件里的资料收集到一个文件夹。
- 删掉过时的、前后矛盾的，矛盾的地方找负责人确认以哪个为准。
- 挑 5-10 个做得最好的样本，作为给 AI 的参考。
- 敏感信息（客户联系方式、身份证号、银行账号）删掉或换成代号。
可以用 AI 帮你整理资料：
下面是我们公司关于【流程】的一些零散资料。请帮我整理成一份清晰的资料：
1. 按类别分好（规则、常见问题、注意事项）
2. 找出前后矛盾的地方，列出来让我确认
3. 找出缺少的信息，列出来让我补
【粘贴资料】第二步检查清单：
第三步：配工具
先用最简单的，够用就别升级：
| 方式 | 适合 | 需要什么 |
|---|---|---|
| 通用 AI 工具 + 提示词 | 一个人或几个人用，量不大 | 常用 AI 工具（DeepSeek、豆包、Kimi、通义千问等）+ 写好的提示词 |
| 办公软件里的 AI 功能 | 团队已经在用飞书、钉钉、企业微信 | 看你用的办公软件有没有相应功能，以官方说明为准 |
| 找服务商配置或开发 | 量大、要接现有系统 | 预算和服务商，验收标准要先定好 |
提示词结构（照这个写）：
【角色】你是我们公司的【岗位】。
【任务】帮我完成【流程中的哪一步】。
【资料】下面是你要用的资料：【粘贴资料包】
【参考样本】下面是做得好的例子：【粘贴 1-3 个样本】
【要求】格式：【 】；语气：【 】；长度：【 】。
【底线】资料里没有的不要编，标"待确认"；涉及【价格/承诺】的必须以资料为准。
【本次输入】【这次的具体内容】第三步检查清单：
第四步：跑试点
试点范围：1-3 个人，用真实工作，跑 2-3 周。
试点规矩：
- AI 出的结果，人检查后才能用，尤其是要发给客户的。
- 每次使用都记录。
- 每周固定一次 15 分钟碰头会，调整资料和提示词。
试点记录表：
| 日期 | 使用人 | 任务 | 耗时 | 以前耗时 | 结果质量 | 问题 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | □直接用 □小改 □大改 □不能用 | 【 】 |
第四步检查清单：
没达标怎么办：先查资料，再查提示词，最后才考虑换工具。
第五步：推广
推广要准备三样东西：
| 东西 | 内容 | 谁来做 |
|---|---|---|
| 一页操作手册 | 什么时候用、怎么用、提示词在哪、结果怎么检查 | 试点员工 |
| 一次培训 | 30 分钟，试点员工现场演示，大家当场跟着做一次 | 试点员工 |
| 一个维护机制 | 谁负责更新资料、多久更新一次、大家的问题找谁 | 负责人 |
操作手册模板：
流程名称：【 】
什么时候用：【 】
操作步骤：
1. 打开【工具】
2. 复制共享文档里的【提示词名称】
3. 把【输入内容】填进去
4. 检查结果：重点看【价格/数字/承诺】
5. 确认无误后【发出/存档】
常见问题：【 】
有问题找：【 】第五步检查清单：
全程进度表
| 步 | 计划完成日期 | 实际完成日期 | 检查清单全部打勾 |
|---|---|---|---|
| 1. 选流程 | 【 】 | 【 】 | □ |
| 2. 理数据 | 【 】 | 【 】 | □ |
| 3. 配工具 | 【 】 | 【 】 | □ |
| 4. 跑试点 | 【 】 | 【 】 | □ |
| 5. 推广 | 【 】 | 【 】 | □ |
用完之后：照着做完还卡在哪一步，评论区或私信告诉我，我帮你看。
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