怎么用：准备往 AI 知识库里放资料前，先对照「该装」清单把资料找齐，再用「不该装」清单把不能放的挑出去，最后按入库前检查表过一遍。整理一个部门的资料，用这份清单大约半天。
先说清楚：知识库是什么
AI 知识库，白话说就是给 AI 准备的一套公司资料。AI 回答问题时先翻这些资料再回答，所以资料装得对，它就答得准；装进去的是过时的、乱的，它就照着答错。
一句话原则：装「标准答案」，不装「草稿和秘密」。
第一部分：该装的
1. 产品资料
2. 常见问题
3. 流程文档
4. 其他值得装的
第二部分：不该装的
| 类型 | 举例 | 为什么不能装 | 怎么处理 |
|---|---|---|---|
| 机密信息 | 公司财务数据、成本价、利润、未公开的投融资信息 | 一旦被问出来，可能泄露给不该知道的人 | 放在单独的、有权限控制的地方，不进通用知识库 |
| 客户隐私 | 客户手机号、身份证、住址、合同金额 | 涉及隐私和合规风险 | 去掉隐私字段再用，或干脆不放 |
| 员工隐私 | 工资、绩效、身份证、病假原因 | 同上 | 不放 |
| 过时信息 | 旧价格表、停产产品、旧版制度 | AI 会照着旧的答，答错还看不出 | 删除，或明确标「已作废」后移出 |
| 互相矛盾的版本 | 同一个产品有三个版本的说明 | AI 不知道该信哪个 | 只留最新的一份，其他删掉 |
| 个人文件 | 员工自己的笔记、草稿、聊天截图 | 不是公司统一口径，可能有个人观点和错误 | 整理成正式版本再放 |
| 未定稿的内容 | 还在讨论的方案、没发布的制度 | 会被当成正式规定 | 定稿后再放 |
特别提醒：如果用的是外部的 AI 工具，机密和隐私资料更要谨慎，先弄清这个工具会不会保存、怎么保存你的资料。
第三部分：拿不准的，用这三问判断
| 问题 | 答「是」 | 答「否」 |
|---|---|---|
| 这份资料，任何一个能用知识库的员工看到都没问题吗？ | 继续下一问 | 不放，或放进有权限控制的单独库 |
| 这份资料是现在有效的最新版吗？ | 继续下一问 | 先更新，再放 |
| 这份资料是公司认可的统一口径吗？ | 可以放 | 先整理成正式版 |
第四部分：入库前检查表
每份资料入库前过一遍：
| 资料名称 | 有生效日期 | 是最新版 | 无隐私信息 | 无机密信息 | 有负责人 | 可以入库 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 【 】 | □ | □ | □ | □ | □ | □ |
| 【 】 | □ | □ | □ | □ | □ | □ |
| 【 】 | □ | □ | □ | □ | □ | □ |
| 【 】 | □ | □ | □ | □ | □ | □ |
第五部分：装进去之后怎么维护
| 动作 | 频率 | 谁来做 |
|---|---|---|
| 价格、政策变了，当天更新 | 随时 | 资料负责人 |
| 检查 AI 答错的问题，补资料或改资料 | 每周 | 用得最多的部门负责人 |
| 清理过时内容 | 每月 | 资料负责人 |
| 补充新出现的常见问题 | 每月 | 客服或销售负责人 |
整理资料小技巧：
- 一份文件只讲一件事，别把所有东西塞进一个大文档；
- 问答格式最好用：「问：……答：……」；
- 文件名写清楚内容和日期，例如「售后政策_2026版」。
行动建议
用完之后：照着做完还卡在哪一步，评论区或私信告诉我，我帮你看。
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