怎么用：按「盘点→清洗→结构化」三步整理一个业务环节的数据，每步都有表格照着填，最后用数据整理检查表打勾。先只整理你准备上 AI 的那一个环节，一般一到两周能理完。
为什么数据乱，AI 就白搭
AI 干活靠的是你给它的资料。价格表有三个版本、客户名单散在五个人的手机里、产品资料一半在脑子里——这种情况下，AI 只能瞎猜，答错了还一本正经。
整理数据不是 IT 的事，是业务的事。不用买系统，Excel 和飞书表格就够了。
原则：只整理要用的。 你准备让 AI 回答客户问题，就先整理产品和售后资料；准备让 AI 做报价，就先整理价格表。别想着一次把全公司的数据理清。
第一步：盘点
先搞清楚「有什么、在哪、谁管」。
| 数据名称 | 用在哪个环节 | 现在放在哪 | 有几个版本 | 谁在维护 | 多久更新一次 |
|---|---|---|---|---|---|
| 例：产品价格表 | 报价 | 销售各自电脑 | 3 个 | 没人专管 | 不定期 |
| 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
| 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
| 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
盘点时问自己：
常见的数据藏身处：个人电脑、微信聊天记录、群文件、纸质单据、老员工的记忆、各种表格。
第二步：清洗
把乱的、错的、重复的处理掉。
| 问题 | 表现 | 处理办法 |
|---|---|---|
| 多版本 | 同一份价格表有好几个 | 和负责人确认哪个是最新的，其他的归档或删掉 |
| 重复 | 同一个客户录了三次 | 按手机号或公司名去重 |
| 写法不统一 | 「深圳」「深圳市」「SZ」混用 | 定一个统一写法，全部改过来 |
| 缺东西 | 客户表里一半没写行业 | 能补的补，补不了的标「未知」 |
| 过时 | 停产的产品还在资料里 | 删掉或单独标注「已停售」 |
| 错误 | 价格写错、电话少一位 | 找负责人核对 |
AI 可以帮你做清洗，提示词（可复制）：
下面是一份【客户名单/产品表】，请帮我检查：
1. 有没有重复的记录，列出来
2. 同一类信息写法不统一的地方（比如地名、单位），给出统一建议
3. 有空白或明显错误的地方，标出来
只指出问题，不要自己修改原始数据。
【粘贴表格内容，敏感信息先打码】注意：AI 指出问题后，改动由人来确认，尤其是价格、数量这类数字。
第三步：结构化
把整理好的数据，变成「人能看懂、AI 也能读懂」的固定格式。
1. 表格类数据：统一表头
| 好的表格 | 不好的表格 |
|---|---|
| 一行一条记录，一列一种信息 | 一个格子里塞好几样信息 |
| 第一行是表头，表头写清楚含义 | 没有表头，或表头是「备注1」「其他」 |
| 不合并单元格 | 大量合并单元格 |
| 日期、金额格式统一 | 有的写「3月5日」，有的写「0305」 |
2. 文字类资料：用问答格式
产品说明、售后政策这类资料，改成「问题 + 答案」最好用：
问：【客户会怎么问】
答：【标准答案，写清条件和例外】
适用范围：【哪些产品/哪些客户】
更新日期：【 】
负责人：【 】3. 定好存放位置和更新规矩
这份资料统一放在【飞书文档/共享文件夹/某个表格】，文件名叫【 】。 由【姓名】负责，每【周/月】检查一次，有变化当天更新，并在群里通知一声。
数据整理检查表
| 检查项 | 是否做到 |
|---|---|
| 要用的数据都盘点出来了 | □ |
| 每份数据只保留一个最新版本 | □ |
| 重复记录已经去掉 | □ |
| 写法、格式已经统一 | □ |
| 缺失和错误的地方已经补上或标注 | □ |
| 表格一行一条、一列一种信息、无合并单元格 | □ |
| 文字资料已改成问答格式 | □ |
| 每份资料都有负责人和更新频率 | □ |
| 客户隐私、财务等敏感信息已单独处理 | □ |
| 资料放在一个大家都知道的地方 | □ |
10 项全勾，这个环节的数据就可以交给 AI 用了。
时间安排参考
| 天数 | 做什么 |
|---|---|
| 第 1–2 天 | 盘点，填完第一步的表 |
| 第 3–6 天 | 清洗，找负责人逐份核对 |
| 第 7–9 天 | 结构化，改格式、写问答 |
| 第 10 天 | 用检查表过一遍，交给 AI 试用 |
用完之后：照着做完还卡在哪一步，评论区或私信告诉我，我帮你看。
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